Non-PO: Pengertian, Kelebihan, Dan Kekurangannya

Pernah denger istilah Non-PO? Atau mungkin sering denger tapi masih bingung Non-PO itu apaan sih? Nah, kali ini kita bakal bahas tuntas tentang Non-PO, mulai dari pengertiannya, kelebihan dan kekurangannya, sampai kapan sih kita bisa pakai Non-PO ini. Yuk, simak baik-baik!

Apa Itu Non-PO?

Non-PO, atau Non-Purchase Order, secara sederhana adalah pembelian atau pengeluaran yang dilakukan tanpa melalui proses Purchase Order (PO) yang formal. Jadi, biasanya dalam sebuah perusahaan, kalau mau beli sesuatu, apalagi yang nilainya besar, harus bikin PO dulu. PO ini semacam surat perintah pembelian yang isinya detail barang yang mau dibeli, jumlahnya, harganya, suppliernya siapa, dan lain-lain. Nah, kalau Non-PO, proses ini ditiadakan atau diringkas. Bayangin aja, misalnya tiba-tiba printer kantor rusak dan harus segera diganti biar kerjaan nggak keteteran. Nah, kadang kita nggak sempat bikin PO dulu, langsung beli aja printernya. Itulah contoh sederhana Non-PO. Tapi, perlu diingat, meskipun kelihatan simpel, Non-PO ini tetap harus dicatat dan dipertanggungjawabkan ya, guys!

Kenapa Non-PO Digunakan?

Alasan utama kenapa Non-PO digunakan adalah karena efisiensi dan kecepatan. Dalam situasi tertentu, proses PO yang formal bisa memakan waktu yang cukup lama. Sementara, kebutuhan barang atau jasa tersebut mendesak dan nggak bisa ditunda. Misalnya, ada perbaikan kecil di kantor yang harus segera diselesaikan biar nggak mengganggu aktivitas kerja. Atau, ada kebutuhan ATK (Alat Tulis Kantor) mendadak yang harus segera dipenuhi. Dalam kasus-kasus seperti ini, Non-PO bisa jadi solusi yang tepat. Selain itu, Non-PO juga sering digunakan untuk pembelian-pembelian dengan nilai yang relatif kecil. Misalnya, beli kopi buat meeting atau ongkos parkir. Kalau setiap pengeluaran kecil harus melalui proses PO, bisa repot banget kan?

Non-PO vs. PO: Apa Bedanya?

Perbedaan mendasar antara Non-PO dan PO terletak pada prosesnya. PO melibatkan serangkaian tahapan yang formal, mulai dari pembuatan Purchase Requisition (PR), approval oleh pihak yang berwenang, penerbitan PO, pengiriman PO ke supplier, penerimaan barang, sampai pembayaran. Sementara, Non-PO menghilangkan atau meringkas beberapa tahapan tersebut. Berikut adalah tabel yang merangkum perbedaan utama antara Non-PO dan PO:

Kelebihan dan Kekurangan Non-PO

Setiap metode pasti punya sisi baik dan buruknya, termasuk juga Non-PO. Penting buat kita untuk memahami kelebihan dan kekurangan Non-PO ini biar bisa memutuskan kapan sebaiknya kita pakai Non-PO dan kapan sebaiknya kita tetap pakai PO yang formal.

Kelebihan Non-PO

• Lebih Cepat dan Efisien: Ini adalah kelebihan utama Non-PO. Prosesnya yang lebih sederhana memungkinkan pembelian dilakukan dengan lebih cepat, terutama dalam situasi mendesak. Bayangin aja kalau lagi ada meeting penting dan tiba-tiba proyektor mati. Kalau harus nunggu proses PO, bisa kacau meetingnya. Dengan Non-PO, kita bisa langsung beli proyektor baru dan meeting bisa tetap jalan.
• Fleksibilitas: Non-PO memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam melakukan pembelian. Kita nggak perlu terpaku pada supplier yang sudah terdaftar atau terikat dengan persyaratan PO yang ketat. Ini sangat berguna kalau kita butuh barang atau jasa yang spesifik dan nggak tersedia di supplier yang biasa kita pakai.
• Mengurangi Beban Administrasi: Dengan mengurangi proses birokrasi, Non-PO bisa mengurangi beban administrasi yang terkait dengan proses pembelian. Ini bisa menghemat waktu dan tenaga staf keuangan, sehingga mereka bisa fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.

Kekurangan Non-PO

• Risiko Penyalahgunaan: Karena prosesnya yang lebih sederhana, Non-PO lebih rentan terhadap penyalahgunaan. Misalnya, ada karyawan yang mark-up harga atau bahkan melakukan pembelian fiktif. Makanya, penting banget untuk punya kontrol internal yang kuat untuk mencegah hal ini terjadi.
• Kurangnya Transparansi: Proses Non-PO yang nggak terdokumentasi dengan baik bisa mengurangi transparansi pengeluaran. Ini bisa mempersulit audit dan pengendalian keuangan. Oleh karena itu, setiap transaksi Non-PO tetap harus dicatat dan dipertanggungjawabkan dengan baik.
• Potensi Pemborosan: Tanpa adanya proses approval yang ketat, Non-PO berpotensi menyebabkan pemborosan. Misalnya, ada karyawan yang membeli barang yang sebenarnya nggak terlalu dibutuhkan atau membeli dengan harga yang lebih mahal dari seharusnya. Untuk mencegah hal ini, perlu ada batasan nilai untuk transaksi Non-PO dan aturan yang jelas mengenai barang atau jasa apa saja yang boleh dibeli dengan Non-PO.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Non-PO?

Setelah tahu kelebihan dan kekurangannya, sekarang kita bahas kapan sih sebaiknya kita pakai Non-PO? Secara umum, Non-PO cocok digunakan dalam situasi-situasi berikut:

• Pembelian dengan Nilai Kecil: Non-PO ideal untuk pembelian-pembelian dengan nilai yang relatif kecil, misalnya di bawah Rp 1 juta atau Rp 5 juta, tergantung kebijakan perusahaan. Untuk pembelian-pembelian dengan nilai yang besar, sebaiknya tetap menggunakan PO yang formal.
• Kebutuhan Mendesak: Kalau ada kebutuhan yang mendesak dan nggak bisa ditunda, Non-PO bisa jadi solusi yang tepat. Misalnya, ada kerusakan peralatan kantor yang harus segera diperbaiki atau ada kebutuhan ATK mendadak.
• Pembelian Barang atau Jasa yang Tidak Rutin: Non-PO juga cocok untuk pembelian barang atau jasa yang tidak rutin dan tidak terencana sebelumnya. Misalnya, ada event dadakan yang membutuhkan souvenir atau konsumsi tambahan.
• Supplier Tunggal: Kalau barang atau jasa yang kita butuhkan hanya tersedia dari satu supplier saja, dan supplier tersebut nggak mau menerima PO, Non-PO bisa jadi alternatif.

Tips Mengelola Non-PO dengan Efektif

Biar Non-PO bisa memberikan manfaat yang optimal dan nggak menimbulkan masalah di kemudian hari, ada beberapa tips yang perlu diperhatikan:

1. Tetapkan Kebijakan yang Jelas: Buat kebijakan yang jelas mengenai penggunaan Non-PO, termasuk batasan nilai transaksi, jenis barang atau jasa yang boleh dibeli dengan Non-PO, dan siapa saja yang berwenang melakukan pembelian Non-PO. Kebijakan ini harus dikomunikasikan dengan baik ke seluruh karyawan.
2. Buat Sistem Pencatatan yang Rapi: Setiap transaksi Non-PO harus dicatat dengan rapi dan detail, termasuk tanggal pembelian, deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga, supplier, dan nama karyawan yang melakukan pembelian. Gunakan software atau aplikasi khusus untuk memudahkan pencatatan dan pelaporan.
3. Lakukan Verifikasi dan Approval: Meskipun prosesnya lebih sederhana dari PO, transaksi Non-PO tetap perlu diverifikasi dan di-approve oleh pihak yang berwenang. Verifikasi ini bertujuan untuk memastikan bahwa pembelian tersebut benar-benar diperlukan dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
4. Lakukan Audit Secara Berkala: Lakukan audit secara berkala terhadap transaksi Non-PO untuk mengidentifikasi potensi penyalahgunaan atau pemborosan. Audit ini bisa dilakukan oleh internal auditor atau pihak eksternal.
5. Berikan Pelatihan kepada Karyawan: Berikan pelatihan kepada karyawan mengenai kebijakan Non-PO dan cara mengelola Non-PO dengan baik. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya pengendalian internal dan mencegah terjadinya penyalahgunaan.

Kesimpulan

Non-PO adalah metode pembelian yang bisa menjadi solusi efektif untuk kebutuhan yang mendesak atau bernilai kecil. Tapi, perlu diingat bahwa Non-PO juga memiliki risiko, terutama terkait dengan potensi penyalahgunaan dan kurangnya transparansi. Oleh karena itu, penting untuk mengelola Non-PO dengan baik, mulai dari menetapkan kebijakan yang jelas, membuat sistem pencatatan yang rapi, melakukan verifikasi dan approval, sampai melakukan audit secara berkala. Dengan pengelolaan yang baik, Non-PO bisa menjadi alat yang ampuh untuk meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas dalam proses pengadaan di perusahaan kita. Jadi, jangan ragu untuk menggunakan Non-PO, tapi pastikan semuanya terkontrol dengan baik ya, guys! Semoga artikel ini bermanfaat dan bisa menambah wawasan kita semua tentang Non-PO. Sampai jumpa di artikel berikutnya!